Лисицына Анна

5 июня 2012г.

Управление текучестью персонала

Уход сотрудников из компании может весьма неблагоприятно отразиться на состоянии бизнеса. Эта проблема встает особенно остро, когда уходят ценные специалисты, без которых стабильность и успех предприятия оказываются под угрозой, — или же когда работник увольняется, поскольку уверен, что с ним обращались несправедливо. Последняя ситуация чревата судебными исками.

И наоборот, умение удержать сотрудников в компании и справедливо с ними обращаться исключительно полезно для бизнеса. Устойчивость и непрерывность функционирования предприятия становятся частью организационной культуры, а персонал ощущает причастность к общему делу и гордится своей работой. В основных областях специализации стабильно поддерживается необходимый уровень навыков и знаний, а производительность труда даже нередко возрастает.

С текучестью персонала связан серьезный риск для предприятия, но в ваших силах минимизировать его воздействие на бизнес путем реализации структурированной программы управления персоналом.

С помощью настоящего руководства вы научитесь лучше контролировать текучесть кадров. Здесь вы найдете примеры возможных причин ухода сотрудников, а также перечень рекомендуемых мер для удержания персонала. Кроме того, вы узнаете, как измерять и анализировать текучесть кадров и как грамотно действовать в ситуации увольнения сотрудников.

Факторы текучести кадров

Уровень оплаты труда редко бывает единственной причиной ухода сотрудников, хотя низкая зарплата зачастую служит дополнительным обстоятельством, снижающим привлекательность рабочего места. Если вы руководите компанией, то желательно знать, какие факторы обычно влияют на уровень текучести кадров, чтобы иметь возможность принять меры для снижения этого показателя.

Постарайтесь оценить свое предприятие по следующим критериям.

Подбор персонала и работа с новичками

 Умение сделать правильный выбор — правильно ли у вас организован процесс подбора персонала? Поощряете ли вы сотрудников к тому, чтобы они рекомендовали на имеющиеся вакансии своих друзей и знакомых?

 Введение в должность — как вы принимаете новых сотрудников и помогаете им адаптироваться на новом месте? Как вы объясняете им организацию трудового процесса и распределение обязанностей в компании?

 Гибкие формы занятости — признаёте ли вы меняющиеся потребности и жизненные обстоятельства сотрудников и предоставляете ли им возможность сохранения баланса между работой и личной жизнью?

Обучение и повышение квалификации персонала

 Мотивация — насколько вы поддерживаете и поощряете стремление сотрудников к развитию?

 Организационная культура — какие меры вы предпринимаете для формирования «культуры солидарности», в которой сотрудники понимают цели бизнеса и привержены им?

 Подбор работы в соответствии с квалификаций и способностями — удается ли вам максимально использовать навыки, опыт и знания персонала, помогаете ли вы сотрудникам осуществить свои стремления?

 Обучение и повышение квалификации — осуществляете ли вы инвестиции в персонал, предоставляя им возможности и время для освоения новых навыков?

 Формальная аттестация — насколько часто сотрудникам предоставляется возможность обсудить свои трудовые показатели?

 Эффективная процедура рассмотрения жалоб — знают ли сотрудники, как официально подать жалобу, пользуются ли они этой процедурой?

 Командная работа — поощряете ли вы общие цели, препятствуете ли нездоровому индивидуальному соперничеству?

Трудовой договор, оплата и условия труда

 Контракт — каковы условия трудового договора, способствуют ли они преданности персонала своему предприятию?

 Конкурентоспособная зарплата и справедливая, прозрачная система вознаграждения работников — соответствуют ли они общему уровню по отрасли?

 Премии и прочие льготы для персонала — соответствуют ли они интересам сотрудников? Могут ли сотрудники сами выбирать способы поощрения?

 Обстановка в офисе — можно ли назвать атмосферу в офисе приятной, хорошо ли оформлены и спланированы помещения? Приемлем ли уровень шума, достаточны ли освещение и вентиляция?

Анализ текучести кадров

Регулярный мониторинг текучести кадров поможет вам лучше понять причины ухода сотрудников и даст возможность контролировать и прогнозировать это явление.

Измерение и сравнительная оценка текучести кадров

Текучесть кадров измеряют в процентах. Чтобы рассчитать этот коэффициент, следует пошагово выполнить два простых действия:

1. Сложите численность работников предприятия на начало определенного периода с численностью на конец периода и разделите полученную сумму на 2. Так вы получите среднюю численность работников за данный период. Этот показатель потребуется вам на следующем этапе вычислений.

2. Подсчитайте количество сотрудников, покинувших организацию за данный период времени, умножьте на 100 и разделите на среднюю численность работников за тот же период.

По этой формуле рассчитывается процентный показатель, именуемый коэффициентом текучести рабочей силы. Для анализа ситуации в динамике вы можете отслеживать изменение данного коэффициента во времени. Кроме того, с помощью этого показателя можно оценить положение в своей компании относительно средних значений по отрасли, то есть провести сравнительный анализ.

Чтобы оценить, насколько работники с более длительным стажем стремятся остаться в компании, рассчитывается коэффициент стабильности рабочей силы (постоянства кадров). Этот процентный показатель вычисляется как отношение количества сотрудников, проработавших на предприятии как минимум 1 год, к численности персонала на начало года, умноженное на 100.

Закономерности процесса текучести кадров

Для текучести кадров характерна следующая закономерность: среди новых работников уровень текучести обычно высок, но по мере роста стажа работы он снижается. В каждой организации эта модель имеет свои особенности, которые можно представить в виде графика. Графическое отображение этой зависимости называют кривой продолжительности работы, или «кривой выживаемости». Этот график исключительно полезен для анализа природы текучести кадров, однако его всегда следует использовать в сочетании с коэффициентом текучести.

Чтобы построить «кривую выживаемости», необходимо графически представить функцию количества сотрудников, покинувших организацию, как зависимость от стажа их работы в организации.

Изучение причин текучести

Чтобы провести осмысленную оценку нынешнего состояния компании, попытайтесь выявить причины текучести кадров:

 Часто бывает полезно провести консультации с отдельными сотрудниками или группами персонала, чтобы выяснить глубинные проблемы и причины неудовлетворенности.

 Во многих компаниях проводятся заключительные беседы с увольняющимися сотрудниками. Такие собеседования позволяют определить наиболее распространенные мотивы ухода из фирмы и установить намечающиеся закономерности.

 Анкетирование с участием всего персонала организации зачастую помогает оценить общий уровень удовлетворенности, однако при этом важно показать, что вы воспринимаете мнение сотрудников всерьез и нацелены на решение проблем.

 Анализ процедур подбора и найма персонала иногда позволяет на раннем этапе определить ожидания сотрудников и заметить какие-то потенциальные проблемы. Как вариант: вы можете уже в ходе подбора персонала с самого начала более четко озвучить ожидания самой компании.

Ущерб от текучести кадров

Уход сотрудников из компании сопряжен со значительными затратами. Причем возникают не только очевидные расходы в виде дополнительных затрат времени и денег, но и скрытые издержки.

Явные издержки текучести: финансовые затраты и потери рабочего времени

Когда из компании уходит сотрудник, то обычно возникают затраты, связанные с такими задачами, как:

 решение административных вопросов увольнения (например, проведение заключительной беседы с выбывающим сотрудником, внесение изменений в платежную ведомость);

 временное замещение должности до того, как будет найдена подходящая кандидатура на эту вакансию (например, привлечение временного персонала или оплата сверхурочной работы существующих сотрудников);

 размещение рекламных объявлений о вакансии или оплата услуг кадрового агентства;

 поиск и отбор кандидатов (например, изучение резюме, организация и проведение собеседований);

 работа с новым сотрудником, его адаптация и обучение.

Скрытые издержки текучести

Когда коллектив лишается уволившегося сотрудника, это чревато следующими проблемами:

 возникновение у других сотрудников желания тоже покинуть компанию;

 рост числа случаев неявки на работу по причине эмоциональных расстройств, вызванных стрессом;

 нарушение нормального трудового процесса и срыв сроков;

 снижение производительности труда или качества обслуживания клиентов;

 падение морального духа персонала, особенно если уволившийся сотрудник пользовался популярностью в коллективе и был хорошим специалистом и/или оставшимся работникам теперь приходится брать на себя его работу.

Рост текучести кадров нередко выливается в «порочный круг»: низкий моральный дух приводит к росту числа добровольных увольнений, что, в свою очередь, подавляет моральный дух оставшихся сотрудников, и т.д.

Методы минимизации текучести кадров

Сокращение текучести персонала позволяет минимизировать издержки и негативное воздействие нежелательных и незапланированных увольнений. Для снижения оттока кадров можно использовать такие методы, как проведение консультаций с персоналом, планирование преемственности, контроль производительности труда и стимулирование ценных сотрудников к продолжению работы.

Как сократить текучесть персонала

Грамотно поставленный процесс отбора и найма персонала позволяет сократить текучесть среди новичков. Однако если ваша компания столкнулась с проблемой оттока опытных сотрудников со стажем, то, скорее всего, настало время обратить внимание на вопросы более широкого плана, такие как организационная структура или стиль управления. Высокой текучести кадров могут способствовать, в частности, следующие факторы:

 уровень оплаты труда — можно ли считать его справедливым, или он ниже, чем у конкурентов;

 политика равных возможностей, отношение руководства к вопросам культурного разнообразия и дискриминации.

Консультации с персоналом и планирование преемственности

Иногда можно действовать с опережением событий, чтобы не допустить ухода ценных сотрудников. Кроме того, можно заранее подготовиться к ситуации, когда кому-то придется подыскивать замену. Для этого могут использоваться следующие методы:

 консультации с персоналом — регулярно обсуждайте с сотрудниками общий моральный дух в коллективе и интересуйтесь, насколько они удовлетворены своей работой и условиями труда;

 планирование преемственности — соберите воедино и регулярно просматривайте свои планы, касающиеся мероприятий по замене уволившихся сотрудников, а также обучению и введению в должность новичков.

Контроль производительности труда

Сотрудники с удовольствием будут работать в вашей компании, если она славится своим справедливым отношением к персоналу и предоставляет работникам необходимую поддержку и благоприятные условия для профессионального развития и высокой мотивации труда. В связи с этим необходимо, чтобы сотрудники регулярно получали отзывы и замечания о своей работе.

Кроме того, важно, чтобы руководящий состав обладал достаточной квалификацией для выполнения своей собственной работы и решения всех управленческих вопросов, в том числе и тех, что касаются дисциплинарных процедур и рассмотрения жалоб. Менеджерам также понадобится ваша поддержка в процессе принятия решений.

Личные цели сотрудников должны соответствовать приоритетам бизнеса, и каждый из них должен понимать важность своего вклада. Любой индивидуальный план развития должен быть сначала утвержден менеджментом.

Стимулирование ключевых сотрудников

Имеет смысл подумать о том, какие меры можно предпринять, чтобы стимулировать сотрудников, обладающих ценными для бизнеса навыками и качествами, к продолжению работы в компании. В качестве таких мер могут выступать:

 индивидуальные или командные премии за высокие трудовые показатели;

 система оплаты в зависимости от уровня производительности;

 нематериальные стимулы (например, медицинская страховка, гибкий график работы);

 привлекательные пенсионные программы.

Еще вы можете разработать надежную и оперативную систему, которая позволит сотрудникам предлагать идеи по совершенствованию рабочего процесса, получая быструю реакцию руководства. Не исключено, что потребуется также провести «стресс-аудит», то есть анализ психологического климата в коллективе.

Развитие и сохранение ценных навыков

Профессиональное развитие персонала имеет большое значение для компании, поскольку является залогом стабильного и неизменно успешного бизнеса. К тому же, если ваш руководящий состав научится должным образом мотивировать подчиненных, вы сможете сократить текучесть кадров.

Обучение и профессиональное развитие

Разумеется, если вы хотите помочь сотрудникам развить существующие и освоить новые навыки, это будет стоить компании времени и денег. Однако важно понимать, что обучение и повышение квалификации персонала — это залог повышения эффективности бизнеса, а, вдобавок, еще и возможность предотвратить избыточную текучесть кадров.

Это правило особенно справедливо в тех случаях, когда сотрудники чувствуют, что новые знания представляют интерес и для них, и для компании, и имеют возможность тут же применить эти знания на практике.

Важно, чтобы принятая в организации политика обучения и повышения квалификации персонала была справедливой и чтобы сотрудники четко понимали ее уже на ранних этапах работы на предприятии. Когда сотрудник знает, что вы готовы потратить время на его обучение и развитие, то он с большей вероятностью останется в компании.

Обучением и повышением квалификации сотрудников прямо на рабочем месте могут заниматься их более опытные коллеги. Можно также обратиться к специалистам со стороны, например агентствам по проведению тренингов или консультантам.

Лидерство и управление персоналом

На продолжительность работы сотрудников в компании во многом влияет организационная культура, которая нередко определяется лидерством. Желательно развить у работников лидерские качества, которые будут способствовать формированию привлекательной для них культуры.

Если сотрудник положительно оценивает свое профессиональное развитие и с радостью вносит вклад в бизнес, то это, скорее всего, будет проявляться в работе на благо компании и стремлении помочь коллегам тоже стать лучше.

Наконец, нельзя забывать, что грамотное управление персоналом также очень важно для удержания ценных сотрудников. Плохие отношения с начальником (который может при этом быть вполне квалифицированным специалистом) — одна из наиболее распространенных причин увольнений по собственному желанию. Соответственно, от вас требуется научить своих менеджеров плодотворно общаться, обучать и контролировать подчиненных.

Резюме: меры по управлению текучестью персонала

Обновление коллектива может обогатить компанию свежими идеями и навыками, однако слишком высокий уровень текучести кадров способен нанести бизнесу ущерб.

Чтобы лучше подготовиться к ситуации возможного ухода сотрудников из компании, нужно понимать основные причины текучести кадров, а также разработать структурированную программу эффективного управления персоналом с момента приема на работу. В частности, следует:

 вести учет увольнений;

 регулярно анализировать коэффициент текучести кадров;

 сравнивать текучесть кадров в компании с аналогичным показателем по отрасли;

 решать проблемы, с которыми сталкиваются новички и опытные сотрудники;

 анализировать организационную культуру;

 усовершенствовать процесс подбора персонала;

 проводить оценку и сравнительный анализ политики оплаты труда и вознаграждений;

 проводить оценку политики обучения, повышения квалификации и продвижения по службе;

 усовершенствовать процесс аттестации и контроль индивидуальной/командной производительности труда;

 оценить наличие в организации условий для соблюдения баланса между работой и личной жизнью (удается ли сотрудникам совмещать служебные обязанности с семейными);

 провести анализ принятого в компании управленческого стиля;

 разработать план действий в ситуации увольнения сотрудников по собственному желанию;

 составить и регулярно просматривать планы преемственности;

 изучить стиль лидерства основного персонала и руководящих кадров.

Наиболее распространенный способ определить причины ухода сотрудников и выяснить настроения оставшихся — провести заключительную беседу с увольняющимися работниками и организовать опрос среди прочего персонала.

Собеседования при увольнении и изучение настроений персонала

Если от вас уходит сотрудник, проведите с ним заключительную беседу, чтобы выяснить причины его увольнения, а также мнение о позитивных и негативных аспектах работы в вашей организации. Возможно, человеку будет трудно говорить с вами честно и откровенно, но вы можете помочь ему преодолеть этот барьер, используя ряд несложных методов, например:

 провести собеседование вдали от офиса;

 позаботиться о том, чтобы при разговоре не присутствовал непосредственный начальник сотрудника;

 гарантировать конфиденциальность;

 объяснить, для чего нужна эта беседа;

 заверить сотрудника, что его ответы не повлияют на будущие рекомендации.

Полученную в ходе этой беседы информацию следует объективно проанализировать и использовать в качестве основы для совершенствования предприятия. Это, в свою очередь, может укрепить репутацию вашей фирмы и помочь вам удержать имеющийся персонал и привлечь новый.

Чтобы провести исследование настроений персонала, вы можете опросить всех сотрудников компании или выбрать какую-то группу для более углубленного собеседования. Если опрос будет осуществляться в форме анкетирования, важно, чтобы анкета была составлена в предельно грамотной и удобной форме. Также можно использовать метод конфиденциальной фокус-группы с участием независимого консультанта.

Проследите за тем, чтобы результаты исследования были доведены до сведения всех сотрудников и учтены при разработке конкретных мер по улучшению условий труда, в противном случае опрос проводить нецелесообразно.

Источник: http://bzzn.ru/article/Upravlenie_tekuchestyu_personala